【大纪元2022年03月26日讯】（Angela Ruth撰文／大纪元记者吴约翰编译）说到电子邮件，请别相信那些说它是一种过时的通讯媒介的说法。举一个实际的例子，到2025年底，电子邮件用户将剧增至46亿用户！
还有，电子邮件仍将主导商业界主要的联系方式。虽然管理好收件匣是必要的事，但是，这可能耗费时间又令人沮丧。再加上AI人工智能也很可能误将重要信息给过滤掉，最终反被标记为垃圾邮件。
因此，值得我们花一点时间来好好调整撰写电子邮件的技能。如此一来，你能改善收件人对电子邮件的参与度，也就是促成更多的阅览和点击。而且，还能有助于确保电子邮件发送到正确的收件匣里。
但是，究竟如何做才能强化你的电子邮件技能呢？ 以下有10种方法可以帮助你撰写出色的电子邮件，吸引收件人的目光，从而获得你想要的答复。
1. 使用吸睛的“标题”
在商业界中，普遍认为“标题”足以成就或损害你的电子邮件，并且有47%的电子邮件收件人仅根据标题来开启邮件。那么，什么算是厉害的标题？
简而言之，它应该是针对你电子邮件的内容，提供清晰、直接和详细的描述。知名产品营销经理与油管网红杰夫‧苏（Jeff Su）建议，在必要时，你下的标题应该包含“具体行动要求”。
苏在哈佛商业评论中写到，“大多数人都熟悉标题中包含的一般“行动要求”，对吧？”“我的建议是要更进一步，准确地说明你需要收件人做什么，以及预估他们完成这件事所需的时间”。
“例如，不要写“关于项目X反馈的行动要求”，苏的建议是写“五分钟：项目X的问卷反馈”。采用这个非常简单的技巧，有助于收件人了解邮件的需求。所以在这个例子中，收件人需要快速填好一份问卷表。
他补充说，“如果标题不适合写预估需花费的时间，请具体说明行动的要求”。“例如，不要写“第四季的支出预算”，而是“请艾隆批准第四季支出预算”。这让艾隆甚至在开启电子邮件之前，就知道他要做什么了。
另一个你也可以尝试吸引注意力的技巧：使用歌名或电影当标题。根据数据行销公司Retention Science的资料，以电影名称和歌词作为邮件标题的平均开启率为26%。
2. 适当地向收件人打招呼
在对方开启电子邮件的同时，你的设定已经定调。如果你是第一次联系某人，你如何开场将会影响他们对你的第一印象。然而，不幸的是，大多数人忽略一开始的问候语。
那么，该如何开始替我的电子邮件起头呢？答案是根据情况而定。
在继续往下之前，你应该要知道，开头的问候语，由两部分组成。首先是称呼语，接着是开场白。
称呼语依个别情况而定。例如，当你要向联系银行或政府机构发送较正式的信息时，最好以“某某先生”（Dear [X]）作为开头的称呼语。
对于给同事的或撰写非正式的电子邮件时，你可以放心使用像“哈啰 ‘名字’”（Hello [name]”）或“嗨！‘名字’”（“Hi [name]”）之类的开头称呼语。
另外，如果不确定谁会阅读你发送到群组的电子邮件，也可以采用“致相关人士”（To Whom It May Concern）来开头。此外，在称呼语中，也请留意勿使用限定性别或不具包容性的用语，例如“嗨，男士们”（“Hi guys” ）或“先生／小姐／女士”（“Mr./Ms./Mrs）。
以下是一些你可以尝试使用的称呼语列表；
• 亲爱的“名字”（Dear [First Name]）
• “名字”（[Name]）
• 早上好／下午好（Good morning/afternoon）
• 嘿（Hey）
• 嗨！大家好（Hi everyone）
3. 开场白抓住收件人的注意力
知道如何写开头问候语之后，接着要开始撰写电子邮件内文。
诚然，你的标题决定收件者是否开启你的电子邮件。然而，邮件能否被读完，则取决于你的开场白。
对于开场白，你需要用一些你知道会吸引收件人注意的事情来开场。举例，如果你们有共同的熟识，你可以先打听收件人喜欢什么。如果你们没有共同的联系人，请透过查看他的社群媒体账号，好挖掘一些所需的信息。
如果是向熟识的人或同事发送电子邮件呢？那么当然，开场白就不是很必要。不过，如果你这样做了，也是不错的主意，这样他们对情况能有所了解。最简单的开场白是从问“为什么”开始。毕竟，我们都像蜜蜂一样忙碌，没有时间玩猜谜游戏。如果你快速地回答“为什么”，将能更快地吸引他们的注意力。
4. 避免“长篇大论”
如何区分什么是最好的电子邮件？ 首先，不使用过度华丽的语言。旧金山湾区的写作教练乔安娜·库特拉拉（Joanna Cutrara）认为，撰写者应该尽快呈现出自己的立意。她说，如果可能的话，将电子邮件控制在五句话以内，且每个段落，也控制在三句话以内。
“如果你正在写一封连你都害怕阅读的电子邮件，那么你为什么还要将它发送出去”？库特拉拉强调。
如果你必须发送一封较长的电子邮件，请确保格式正确。必要时，可以使用注册会计师赛斯·瑟里海科（Seth Serhienko, CPA） 建议的粗体字、项目符号或编号列表。这样一来，如果你的读者正在快速浏览你的信息，那么这些提示就会很有价值。
“如果你只是发送一大堆文字，对方就会错失掉一些信息”，瑟里海科提醒。
5. 写出明确的行动要求
无论你是否已在标题中包含“行动要求”，请确保也一定要纳入电子邮件的正文里。因为收件人无法读懂你的心，所以，除非你告诉收件人下一步该做什么，否则他们将不知要如何进行下去。
例如，当你要求对方完成某事时，你应该提供明确的指示。所以，如果你想邀约面试，请向对方说明清楚。或者，更好的是，附上你可以的日期，以便收件者能够从中选择他们可以的时段。然后，如果你需要他们在特定日期之前回复，请让收件者知道何时需要回复给你。
清楚的“行动要求”（call to action, CTA ）应包括以下内容；
• 提供详细信息和日期
• 段落应由单一句子组成
• 如有多项要求，应分解为步骤
• 需要的时候可以用粗体标示
毕竟，获得你想要的结果最有效方法就是写下明确的行动要求。因此，请务必好好运用它发挥你的优势。
6. 提供充足的信息
有时候，电子邮件可以提供多种信息或结果。遇到这种情形时，请列出收件人可能想要知道的选项。
为什么？这样做可以让收件人根据不同的选项做选择，而无需再回信要求你提供更多的信息。如此不仅大大减少电子邮件的往返，也避免你一再重复信息。
7. 写出令人期待阅读的电子邮件
专业人士通常每天收到120封新的邮件，还有超过200封的电子邮件在收件匣中；而他们通常只会回复其中的25%。所以，可想而知，其中很多电子邮件被忽略也就不足为奇了。
即使你已经做到了上述所有的要点，但这并不意味着人们一定会很高兴地收到你的来信，更遑论要再点开阅读。那么，我们为什么不试着给他们一些期待呢？
除了如实告知你的意图之外，你还可以尝试看看亚历山德拉‧法兰森（Alexandra Franzen）的这些建议，撰写出更多鼓舞人心的电子邮件；
• 每封电子邮件都应该包含一个“大创意”。
• 使用陈述句，而不是开放式提问
• 出奇地大方
• 提出批评时要尊重和具体
• 展现你符合人性的一面
• 如果可能，请在你的电子邮件中包含赞美，而不仅仅是要求或请求。
• 如果可能，用你能想到最美丽的辞藻来做结尾。
8. 发送电子邮件的时间
根据睡眠咨询平台Sleep Advisor在2020年的一项调查指出，大约54%的美国人在醒来后1个小时内，会查看他们在工作上的电子邮件。
2021年美国《电子邮件使用情况》（The State of Email Engagement）也和上述有同样的发现。该报告称，电子邮件最常在早上被阅读。邮件点阅从早上6点左右开始，通常在上午9点到中午之间达到高峰。
因此，你有两个选择。首先，尽早发送出电子邮件。或者，试着等到收件者有更多时间来浏览收件匣，但这可能不容易发生。
如果你早上的第一件事是寄送电子邮件，很可能会音讯全无。然而，如果稍晚一些再行寄出，有可能可以避免被完全忽略。
要找出最佳发送电子邮件的时间，需要反复的尝试和经历错误。在给位于另一个国家或别州的人撰写电子邮件时，也需要考虑时区。对你来说，可能是下午1点，但对他们来说，很可能已是下午6点，也就是他们的下班时间。 因此，请考虑你的收件人，以及他们的注意力何时是处于最佳状态。
9. 做最后校对
撰写非正式的电子邮件时，偶尔出现小错误，其实无伤大雅。如果你总在完美主义里挣扎，这可能也是一种解套的办法。但是，与此同时，这些错误也可能会造成误解，例如，弄错会议开始的时间。在专业通信的场合，这就有损你的声誉。
考虑到这一点，每次发送邮件前，请针对电子邮件的内文进行一次最后的通读，检查是否存在任何拼写或语法错误。你也可以考虑使用英文修改软件Grammarly或Flowwrite等工具帮助你找出这些错误。
10. 以正向思维结束电子邮件
要撰写出色的电子邮件，你需要不断地在工具箱中添加一些工具。其中之一就是信息末尾的结束语。除了表达出你的感激之情和设定好的期望之外，这些结束语还可以看出你愿意伸出援手的承诺。
结束语的一些建议例子：
• 感谢你的帮助／协助／支持／时间
• 我期待你的回音
• 如果我能以任何方式提供帮助，请与我联系
上面的例子，请尽情运用各种方式调整符合所需。透过练习，你将能够掌握沟通技巧。最终，你会有信心撰写出能反映你的语气和个性的电子邮件，同时也让你想要传达的信息，响亮而清晰。
转载自《行事历》（Calendar）
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原文：10 Ways to Make Your Emails Pop 刊于Calendar网站。
责任编辑：茉莉
